時間管理のコツ

時間管理のコツ

ノートの上の銀の置き時計

1日24時間。限られた時間を上手に使うための3つのコツを紹介します。

時間管理のコツ

時間の使い方が人生の質を決める

「1日24時間」

これは全ての人に平等に与えられた時間です。そして、この限られた時間をどうやって使うかは、私たちの生活や人生の質に大きく影響します。ネットや書籍でも、「時間管理」に関する情報がたくさん溢れているのは、単なるトレンドだけではないでしょう。時間が大切であるというメッセージであると同時に、多くの人が時間の大切さを感じているからでもあると思います。

Life 4 Othersでも、時間の大切さを伝えることはもちろん、理想の人生を生きるためにも時間の使い方が重要であることを発信しています。そこで、今回は、今から始めることができる時間管理のコツを3つお伝えします。

タイム・ブロッキング

まず1つめは、「タイム・ブロッキング」という時間管理方法です。

1日の活動を、時間の塊(ブロック)ごとに予定に組み込むというのが、大きな特徴です。この方法の大きなメリットは、「作業に必要な時間を確保しやすい(見える)」ということです。

例えば、「メールの返信」や「電話応対」「リサーチ」など、大切だけど通常業務のに埋れがちな作業はありませんか?また、これらの作業は「開いた時間にする」というイメージが強いと思います。
タイム・ブロッキングの方法では、こういった「メールの時間」「電話応対の時間」「リサーチを行う時間」をあらかじめ決めて、予定の中に組み込んでしまうのです。そうすることで、他の案件や依頼が入りにくくなりますし、急に頼まれても落ち着いて優先順位を決めることができます。

まずは、「どんなことにどれくらいの時間が必要なのか?」を考えて、スケジュールに振り分けてみましょう。私は、「起きる時間」「朝食」「朝の準備」「夕食の準備」「夕食」といったルーティーンもタイム・ブロッキングで予定に入れています。こうすることで、規則正しい生活を意識できるようにもなります。

パソコンで予定管理する男性

「やること」を予定に組み込む

いわゆる、「To-Doリスト」を作成している方は多いと思います。しかし、それらを「いつやるのか?」まで決めている人は案外少ないのではないでしょうか?そのため、「リストを作っても終わった試しがない。」「リストは作るだけ無駄だ。」と感じている人も少なくはないようです。

To-Doリストは「やること」を明確にするためにはっとても便利です。しかし「いつやるのか?」までは教えてくれません。だから、リストを作った後には必ず「いつやるのか」を予定に組み込む必要があるのです。

予定に入れる際には、「締切り(緊急度)」を目安にするのがおすすめです。
多くの作業には、締切があります。締め切りとは、その期限を過ぎると、周りに影響が出てくるタイミングです。ですので、締切よりも前にTo-Doを終わらせる必要があるのです。依頼を受けた際に締切を言われなくても、自分から「いつまでに終わらせる必要がありますか?」と確認することは大切です。それを基準に、今取り掛かっている仕事と依頼された仕事の優先順位をつけることができますし、必要であれば他の人に回したり、断ることもできるからです。

緊急度の他に、「周りへの影響(重要度)」で決めることもできます。
グループで作業を分担しているのであれば、「次に作業をする人」がいます。そのような場合、自分の作業が遅れたことで、次の人の作業内容に物理的・時間的な影響がで出る可能性があります。あるいは、お客様からのお問い合わせに対する返信が遅れると、お客様は「どうしたのかしら?」不安に感じ、精神的な影響を与えてしまうこともあります。物理的あるいは心理的なものであれ、「この作業をしなければ、どういった影響があるのか?」を意識して、To-Doをいつ行うのかを考えることも重要です。

手帳とパソコン

実際にかかった時間を記録する

時間管理で最も重要なことは、予定通りに進むということです。
そのため、時間管理を上達させる最後のコツは「実際にかかった時間を記録する」ことです。

「思ったよりも早かった・時間がかかった」という経験は、誰にでもあると思います。
では、どうして思った通りにならなかったのでしょう?
それは、実際に必要な時間を正確に把握していないからです。
そして、「正確な予定が組めない」と言うことは、「時間の無駄」に直結します。

正確なスケジュールを組むためにも、まずは「どんな事にどれくらいの時間がかかるのか?」を記録してみてください。そして、予定通りに行かなかった原因も考えてみてください。
そうすれば、だんだんと予定通りにスケジュールが進むようになります。つまり、正確な予定が組めるようになるのです。

デスクワークをする女性

ツールを活用する

最後に、予定管理を行う時に便利なツールの使い方を紹介します。

最近では、「全てデジタル管理」という方も多いようですが、Life 4 Othersでは、デジタルとアナログの併用をおすすめします。なぜなら、デジタルにもアナログにもそれぞれ利点があるからです。

デジタルの利点
データ共有はデジタルの大きな強みです。予定をデジタル管理し、共有することで、「空いている時間」や「邪魔して欲しくない時間」も一目瞭然になります。また、予定の変更などもデジタルの方が簡単です。

アナログの利点
「すぐに記録できる」「自由に書き込める」ことは、アナログの大きな特徴です。それを生かして、実際にかかった時間の記録や振り返りなどは、アナログで管理するのがおすすめです。

デジタルとアナログの特徴を生かし、時間管理を行ってくださいね。

スマートフォンを操作する手元

以上、基本的な部分ではありますが、時間管理の際に重要な3つのコツを簡単に紹介しました。
「タイム・ブロッキング」については、あたらめて詳しい情報をお伝えしていく予定です。その際に、タイム・ブロッキングの基本、手順や実例なども案内しますね。お楽しみに!

Life 4 Othersでは、みなさまの毎日を素敵にするサポートとして、時間管理や手帳術、生産性に関する情報を引き続き発信していきます。また、ブログ以外のソーシャルメディアでも発信していますので、そちらもご覧ください!

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