プランニング カレンダー

2020年 に使う 手帳 と タスク管理 ツール紹介

2020年の手帳とノート

手帳や管理ツールを選ぶ際には「使う目的・理由」を明確にしましょう。

どうして手帳を使うのか?

カレンダーと万年筆

どうして手帳が必要なのか?

「習慣的に毎年手帳を準備している。」と言う方は多いと思います。では、手帳を選ぶ際「どうして手帳を使うのか?」と「手帳を使う目的・理由」考えたことはありますか?手帳の必要性を改めて考えると、あなたにぴったりの手帳や管理方法を見つけやすくなります。

私の場合、「役割が多い」ということが手帳を使う一番の理由です。
私自身は1人ですが、「妻」「母」「個人事業主」といったいくつかの「役」をこなして生活しています。そして、それぞれの「役」の中で「覚えておく事」や「考えたり、計画すること(プロジェクト)」などがあります。
「母」の役割をしているときは、「個人事業主」として覚えておくべきこと&やるべき事は必要ありません。それよりも、「子供が何を考えているのか?」「子供にどんな経験をしようか?」ということを考え、実行に移すことの方が優先順位が高いのです。
ですが、「個人事業主」である時は、必要な情報をいつでも取り出せるようにしておく必要があります。完全に忘れることはできません。

「忘れてはいけない事を忘れてもいいようにする」
「考える時間を減らし、行動する時間を増やす」

この2つが、私が手帳を使っている目的です。
そして、この2つの目的を達成できる手帳や管理方法を日々探しています。

管理する必要があること

手帳を使う目的と合わせて考えておきたいのが、「何を管理するのか?」という事です。
最近では、何かを習慣づけるための「習慣トラッカー」や節約のための「家計管理」などが人気があるようです。みなさまの中にも、いろいろな事を管理しているという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

私の場合は、「あれもこれも管理するのは、管理するためだけに時間がかかってしまう」という理由から、管理することはできるだけ少なく絞っています。ですので、手帳を用いて管理しているのは基本となる「予定とやること(タスク&プロジェクト)」です。
それぞれの役割の中で発生する予定や、やるべき事を忘れないように管理しています。

アナログ/デジタル管理のメリット&デメリット

カレンダーとスマホ

手帳や時間管理の方法は、管理アプリなどを使ってデジタルで行っている方が増えてきているようです。その一方で、アナログで管理されている方もたくさんいらっしゃいます。
アナログとデジタル、どちらもメリット&デメリットがありますので、それぞれの特徴を知り、ご自身に合う方法を見つけてくださいね。

もちろん、どちらか一方だけを使わないといけないという決まりはありません。
「アナログ&デジタル併用派」という方は多くいらっしゃいます。私も、それぞれの特徴を生かして併用しています。

アナログ管理のメリット/デメリット

アナログ管理のメリット

アナログ管理することの一番のメリットは「充電切れの心配がない」ことです。
外出先でもスマホを使ってアレコレ仕事をすることが多い方なら、あっという間に充電が少なくなってしまいます。すぐに充電できる場所が見つかればいいですが、毎回都合よく見つかるとは限りません。携帯用充電器も、荷物になるので個人的にはあまり使いたくないのです。紙のツールなら、充電切れを心配することなく使えます。

また、「レイアウトの自由度が高い」こともアナログの魅力です。ノートアプリなどでは、フォーマットが決まっているものも多く、自由にアイデアを書き込んだり、レイアウトを細かく変更するのには不向きです。「使いやすいサイズを選ぶことができる」と言うのも、レイアウトの自由度を支えています。他にも、「全体を俯瞰しやすい」「手を使うので記憶に残りやすい」と言ったメリットもあります。

アナログ管理のデメリット

その一方で、アナログ管理のデメリットは「1ページに書き込むスペースが限られている」と言うのがあります。

その他は「予定の変更が面倒」「サイズや種類が増えるとかさばりやすい」といったことが挙げられます。また、鍵をつけることが難しいので、「情報の機密性に欠ける」といった欠点もありますね。セキュリティー管理が重要な場合、アナログ管理は注意が必要です。

デジタル管理のメリット/デメリット

デジタル管理のメリット

デジタル管理の魅力は何と言っても「携帯性が良い」ことが挙げられます。アナログ管理では、案件ごとや内容ごとにノートを準備すると、荷物がかさっばたり、過去の情報を検索しづらいといった時がでてきます。しかし、デジタル管理ならそういった煩わしさから解放されます。スマホにいくつもの管理アプリをインストールしても、かさばる事はありませんし、様々な情報を一元管理できます。
また、アプリ同士の連携も簡単なので、「様々な事を手軽に管理できる」ことは最大の利点です。もちろん、データ共有も簡単に行うことができるので、チームで仕事をする場合には大変便利です。パスコードを設定することができるので、「情報を守りやすい」というメリットもあります。

同様に、「予定やタスクの編集が簡単にできる」こともデジタルの魅力です。予定変更はもちろん、ネットで見つけた情報管理も指先で簡単に行えます。その他のメリットとしては、アナログのように1ページの大きさに捉われることがなくなるので、連続して情報を入力できると言う点が挙げられます。

デジタル管理のデメリット

「情報を持ち歩く」と言う点では、大きさやセキュリティー面において大変便利なデジタル管理ですが、デジタルであるが故に「充電切れ」は大きなデメリットです。デジタルベースで仕事をすると言う場合には電源の確保を忘れないようにしましょう。

また、スマホで仕事をする場合「画面の小ささ」が不便につながることもあります。アナログでは簡単に行える全体を見通すという作業も、小さな画面で動くアプリでは難しいこともあるのです。他には、「レイアウトの自由度が低い」という点も挙げられます。

アナログであれ、デジタルであれ、情報や予定などの管理ツールを選ぶ際には、それぞれの得意&不得意を理解し、管理する内容に合わせてツールを選ぶ必要があります。

2020年の手帳

それでは、私が2020年に使う予定の手帳をアナログ&デジタル共に紹介します。
今回紹介しているツール以外にも使っている物があるのですが、それらはまた別の機会に紹介したいと思います。

カレンダーと文具

アナログ管理

今年から使い始めたNOLTY能率手帳。シンプルなデザインですがとても使いやすく、仕事とプライベートに関する全てをこの1冊で管理できます。もともと小さいタイプの手帳ですが、2020年はもう一回り小さな小型版を選びました。一緒に使うトラベラーズノート パスポートサイズにちょうど収まるコンパクトさですが、必要な情報を集約することができるのでとても重宝します。もうワンランク上の「能率手帳GOLD」もあり、買いなおそうか迷っています。

能率手帳と合わせてメインに使っているのがトラベラーズノート パスポートサイズです。こちらのマンスリーでは、ブログやソーシャルメディアへの投稿を把握するのに使っています。
各ソーシャルメディアへの投稿は自動投稿ができる「Buffer(無料版)」を使用していますが、私の仕事の優先順位はサロンワークです。そのため、「いつ・どのメディアに・どんな事を投稿するのか」をあらかじめ把握し、それに合わせて投稿内容を準備しておくことはとても重要です。

デジタル管理

「デジタルでの予定管理」といえば、Googleカレンダーではないでしょうか?
私はMacユーザーですが、カレンダーはGoogleを愛用しています。
様々なデバイスで使用することができ、予定の見やすさや操作のしやすさが気に入っています。特に、複数の異なる性質を持つ予定をそれぞれ「カレンダー」として作成し、管理できると言う点が気に入っていいます。
ちなみに、私は1週間単位で予定管理するので、ブラウザ版&アプリ版ともに月曜始まりの週間表示にして使っています。

ブログや各メディアへの投稿内容は、「今日は投稿日だ!」と言ってすぐに準備できるものではありません。事前に内容を考えたり、情報を集める必要があります。そんな時に役立つのが、Trello(トレロ)というタスク管理ツールです。
特徴的なのは、タスクを「カンバン方法」で管理するというやり方です。カンバン方式の利点は、「タスクの現状がひと目でわかる」ということ。
Trelloは、それぞれに合ったカンバン方式でタスク管理できるような工夫がたくさんあり、自分が使いやすい&確認しやすいようにカスタマイズできる点が気に入っています。また、YouTubeでも使い方のアイデアやコツを紹介する動画がたくさんあり、仕事を効率化する参考にしています。現在は無料版を使っていますが、データ量が大きくなれば有料版へのアップグレードすることもできます。

まとめ&おまけ(お気に入りの文具)

文房具

まとめ

私が手帳や管理ツールを使う一番の目的は「忘れてはいけない事を忘れてもいいようにすること」。そして、「立ち止まる(考える)時間を減らし、次へ進む(実業務を行う)時間を増やすこと」です。この目的が、手帳や管理ツールを選ぶ基準になります。
みなさんも、来年の手帳や管理ツールを選ぶ際には、まず「どうしてツールを使うのか?」という目的を明確にしてみてください。そうすれば、あなたにピッタリの手帳や管理ツールが見つかりますよ!

おまけ(お気に入りの文具)

最後に、今回紹介した手帳や管理ツールの補佐として使っている文具も併せて紹介します。

フランス発のブランド「クオバディス」から販売されているRHODIA(ロディア)。日本でもファンが多いブランドです。
このgoalbookはBullet Journal(バレットジャーナル)用ノートとして使えるようにデザインされているので、IndexページやFuture logページと言ったページがあらかじめ用意されています。もちろん、ページ番号も印刷されてます!
私はずっとBullet Journalを続けていて、自分なりの使い方も決まっています。このノートでは、家と仕事に関する未来の予定や「こんなことしてみたいな」といった、「まだ確定していない予定」を書き出しています。また、持ち運びやすいA5サイズなので仕事などのミーティングを記録したり、気になる記事を貼り付けたり…何でもかんでも自由に記録し、「情報のInbox」として使っています。どちらかというと、Junk Journalっぽい使い方かも知れません。

メインのペンはParker社のアーバンを使っています。プライベートでも仕事でも、どんなTPOにも合う上品な佇まいと、滑らかな書き心地が気に入っています。替インクは安くはありませんが、とても長持ちです。

蛍光ペンは、発色が優しいゼブラのマイルドライナーを使っています。家と仕事、ブログを色分けして、重要なものにハイライトして使っています。

ゼブラのサラサも学生時代からのお気に入りです。こちらも、色分けして使っています。使用頻度はあまり高くありませんが、考えをまとめたりRHODIAノートに書き込んだりする時によく使います。

自分に合うツールを選んでストレスフリーな一年に!

手帳やツールを選ぶ際には、デザインや価格も大切です。
それらに加え、「使う目的に合っている」ツールを選ぶことも非常に大切だと思います。
日々、やることが多く、「忙しい!」と感じている方こそ、改めてツールを使う目的を明確にしてご自身に合ったツールを選んでみてくださいね。

次回は、今回紹介した手帳やツールを1日の中でどのように使っているのかを紹介します。
お楽しみに!

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