掛時計

1日の 手帳習慣

手帳を開く女性の手元

手帳や管理ツールにはを効果的に使うための「 手帳習慣 」を身に付けません?

手帳習慣 を身につける

前回の記事では、手帳や管理ツールを選ぶ際には「手帳やツールを使う目的を明確にする」ということについてお伝えしました。合わせて、私が2020年に使う予定の手帳や管理ツールも紹介しました。今回は、そういった手帳や管理ツールを「いつ・どのように使うのか?」という事を紹介したいと思います。

手帳や管理ツールというのは、もともと使いやすいように作られているため、フォーマットに従って使うだけでも非常に便利です。しかし、せっかく使う目的を明確にしたのであれば、その目的に合う使い方をする方がさらに効果的ではないでしょうか。つまり、あなたの目的に合わせて「いつ・どのように使うのか?」という手帳を使う習慣(= 手帳習慣 )が、あなたの手帳と管理ツールをさらに役立つものにしてくれます。

もちろん、手帳も管理ツールも必要な時にすぐに使うことが大切です。それに加えて、「このタイミングで、こんな風に使うのが効果的!」というタイミングも紹介しています。それぞれのタイミングで、使い方や目的が少し異なります。ぜひ、参考にしてみてください。

朝の 手帳習慣

1日の流れをイメージする

手帳習慣で一番大切なのは朝のタイミングです!
朝起きたら、1日の予定&やる事を確認して、1日の流れをイメージしましょう。
「その日に終わらせるタスク」があれば、予定として組み込み、確実に終わらせる事ができるようにします。

私は、Googleカレンダーと併せてEvernoteを利用しています。

Googleカレンダーには、予定とその日に終わらせるタスクも予定として組み込んでいます。また、時間が決められている予定やタスクには、モレがないよう「通知設定」をしています。

Evernoteは「1日1ノート」を作成し、当日の朝7時に通知設定しています。こうすれば、ノートを完了させるまで一日中通知が表示されるので、ホーム画面になってもノートを確認することが意識しやすくなります。
Evernoteには、その日にやりたい事をチェックリストにしています。ただし、このリストは予定に組み込まれたタスクよりも優先順位は低いです。「すきま時間」を活用するためのリストでもあるのです。また、朝の時点で思いついたことや気づいた事なども、書きこむようにしています。特に、朝は夫といろいろな事を話す時間が30分程あります。その中で出てきた気になる話題や、家族の予定に関することなどをメモしています。
RHODIAのgoal bookも同じような使い方ですが、こちらは外に持ち歩いたり、仕事以外で使うことはありません。プライベートで外出している時などはEvernoteを優先して使っています。

チェックリスト作成する際には「何をすればいいのか?」がひと目でわかるよう、できるだけ動詞を先に書いています。
例えば…
LINEを使って夫に買い物を頼む→ LINE:夫(みかん、牛乳)
夫に保育園へ持って行って欲しい物がある→ 頼む:夫(バザー用品)
保育園の準備物がある時→ 準備:保育園バザー(お米1合、物品2品)

このように「何をするのか?」をわかるようにしておくことで、タスクに取りかかるに「えぇ〜っと、これは…?」と考える時間を減らすことができます。

紅茶と手帳

日中の 手帳習慣

やるべき事を終わらせる

日中は、主にEvernoteを使います。
時間が決まっている予定やタスクは通知設定をしているので、モレることはありません。しかし、「すきま時間」ができた時には、Evernoteのチェックリストを終わらせていきます。また、仕事や家事をしながら気づいたことなどもEvernoteに残しておきます。

特に、昼の休憩前後には必ず進捗確認を行います。
進捗状況に合わせて、午後からの仕事やタスクを調節していきます。

私は1人で仕事をする事も多いのですが、日中は仕事意外にも家庭に関わるタスクもこなしています。家事や仕事の進み具合をこまめに確認することで、家事は午前中の早い時間で終わらせて、仕事に集中できる時間を確保できるようになりました。

手帳とパソコン

夜の 手帳習慣

翌日の準備をする

1日の仕事終わりには、「完了した仕事&家事」と「残っている仕事&家事」を確認します。
このタイミングでは、残っている仕事や家事が「本当に終わらせる必要があるのか?」と問いかけ、仕事と家事の仕分けを行います。

仕事でも家事でも、「それを行う目的」があります。
目的と照らし合わせながら、「ほんとうにやるべき事なのか?」「やるなら、いつやるのか?」といった優先順位をつけていきます。その上で、翌日の予定として組み込んでいきます。

翌日の流れをイメージしながら、GoogleカレンダーとEvernoteを準備して、終了です。

デスクワークをする女性

手帳習慣 が1日をスムーズにする

このように、必要なタイミングで手帳や管理ツールを確認することは、「全体の流れ」をイメージしながら行動する助けになります。
そうすることで、「すきま時間」を活用したり、急な予定やタスクにも慌てることなく対応できるようになります。

まずは、「手帳や管理ツールを確認する」習慣から身につけていきましょう!
「時間がない」「忙しい」と感じているだけで、意外とたくさんの時間を見落としているかも知れませんよ。

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